Sustentabilidade

O blog Simplificando Processos tem o objetivo de difundir conhecimentos e trocar experiências a respeito de gestão de processos, BPM, sistemas de automação de processos, workflow, entre outros relacionados. Por isso, ao ler o título deste post você provavelmente irá se perguntar: o que sustentabilidade tem a ver com tudo isso?

Acompanhando o ritmo de início de um novo ano, período em que costumamos rever nossas ações e traçar nossas metas e objetivos, acho muito conveniente trazer um assunto de extrema importância para nossa contribuição com o mundo. Sustentabilidade é um conceito relacionado a questões sociais, culturais e ambientais que propõe o desenvolvimento sem por em risco a biodiversidade e o ecossistema. Ou seja, nos desafia a descobrir formas de evoluir minimizando o impacto que geramos no ambiente em que vivemos.

E o que isso tem a ver com gestão de processos e automação? As empresas buscam incansavelmente mais eficiência de seus processos aumentando a qualidade de seus produtos ao menor custo possível - “fazer mais com menos” - e estão percebendo que a gestão por uma abordagem de processos pode trazer resultados mais rápidos e efetivos.

A gestão por processos permite olhar a empresa como um todo, de ponta a ponta, e identificar os pontos de melhoria e ineficiência; otimizar o fluxo de trabalho interno; e buscar novas tecnologias que permitam maior velocidade e controle. Ao fazer isso, minimiza-se os desperdícios, os tempos de processamento e os custos, que também impactam o ambiente ao redor das empresas; a automação de processos beneficia com maior controle e padronização, minimização de riscos e reduzindo consideravelmente a utilização de papel, tintas de impressão e outros insumos provenientes do meio ambiente.

Quero destacar que em 2011 a Cryo Technologies conquistou novamente o prêmio Global Awards for Excellence in BPM & Workflow, nesta edição junto ao Grupo Hospitalar Conceição, apresentando o case de automação do processo de compras do complexo hospitalar. A automação do processo de compras através do sistema OrquestraBPM possibilitou uma redução de até 70% no tempo de execução do processo, do custo mensurado em R$ 10.000,00 mensais logo nos primeiros meses após a implementação do projeto, além da eliminação do uso de papel.

Que este prêmio possa incentivar outras empresas a buscar melhores resultados de seus processos, gerando resultados e atingindo seus objetivos de crescimento, mas também contribuindo para um desenvolvimento sustentável.

Uma notícia não tão boa assim

Aproveitei as festas de final de ano para colocar a leitura em dia. Um dos blogs que leio com frequencia é o Techcrunch, sobre tecnologia e novidades digitais. Recomendo muito.

Um dos posts que me chamou muito a atenção foi o "The Rise Of The "Creative" Class". (http://techcrunch.com/2011/12/14/creative-class/). Ele faz uma análise sobre o recente relatório do Linkedin, principal rede social profissional do mundo, sobre as principais "buzzwords" utilizadas pelos membros do site no ano de 2012 na divulgação de seus currículos.

Veja que interessante:

Sem entrar no mérito do artigo que é analisar a expansão do termo "criativo" nos EUA, chama muito atenção a principal buzzword usada pelos brasileiros, "multinational", em contrapartida com os demais países, que usam termos como "creative", "effective", "problem solving", etc.

Como dizer que é criativo qualquer um pode dizer, mas ter trabalhado em uma multinacional só quem trabalhou / trabalha pode escrever, achei super estranho como essa segunda palavra ganhou da primeira. Será que é mais importante para o curriculo ter trabalhado numa multinacional do que ser criativo ou saber resolver problemas? Sinceramente pensei que nós brasileiros já tivessemos passado dessa fase.

Meus sinceros votos de quem em 2012 a gente comece a valorizar o profissional pelo que ele é, e não pelo pedigree da empresa por onde passou.

Uma ótima notícia

Uma revolução está para acontecer na Internet, e foi anunciada hoje pela Microsoft. A partir de janeiro, começando por Austrália e Brasil (!!!) usuários com Internet Explorer terão seus navegadores atualizados para versões mais recentes automaticamente e de maneira silenciosa (como já é feito pelo Chrome e pelo Firefox).

Mas porque isso é tão importante?

O Internet Explorer ainda é (por enquanto) o navegador mais utilizado no mundo. Se formos olhar para o mercado corporativo, a participação do IE é maior ainda. E, por não obrigar a atualização de versão, é muito fácil achar usuários utilizando as versões 9, 8, 7 e, incrivelmente, a 6 (uma versão com 11 anos de idade).

Enquanto fabricante de um software totalmente baseado na web, a versão e o modelo do navegador são as bases para todo o nosso trabalho. E, nos últimos anos, fomos limitados inúmeras vezes pelas limitações do IE.

Veja por exemplo o IE 6. É um navegador que possui tantas brechas de segurança que poderiamos compará-lo a um banco com a porta aberta. Ainda assim, incrivelmente, muitas empresas ainda o utilizam. Como podemos garantir a segurança do Orquestra BPM em um ambiente tão inseguro assim?

A atualização automática do IE vai, acredite se quiser, mover toda a Internet para frente e destravar o desenvolvimento de aplicações web. Bons tempos virão.

Agora, quem possui sistemas web antigos baseados em IE 6 e que não se preocupou em atualizá-los nos últimos anos (a máquina de Javascript mudou a cada versão) tem motivos para perder o sono...

ITIL & BPM: Processo de Gestão de Acessos

Conforme comentei no post da semana passada (ITIL & BPM), é minha intenção publicar alguns exemplos referentes aos processos do ITIL que podem ser gerenciados pelo BPM, como o processo de Gestão de Acessos, tema do post de hoje. Essa parceria entre ITIL e BPM tem por objetivo a gestão por processos dos serviços prestados pela área de TI, a padronização e o controle.

O processo de Gestão de Acessos é de extrema importância para assegurar as informações das empresas. Para compreender essa afirmativa, peço que reflita sobre as seguintes questões na empresa que você trabalha:

• As pessoas têm acessos às informações que precisam para o desenvolvimento de suas atividades, e somente a elas?
• Quem é responsável por disponibilizar os acessos dos diretórios, pastas e sistemas aos funcionários e quais são os procedimentos adotados?
• Quando um funcionário é desligado da empresa, quais são as ações tomadas para proteger as informações a que ele tinha acesso?

As informações são bens valiosos e estratégicos, e, apesar disso, são muitas as empresas que não tomam todos os cuidados que deveriam com relação a elas. Já recebemos diversos relatos de ex funcionários que ainda possuem acesso a e-mails, ou então, de funcionários que ao mudarem de área e função permaneceram com os mesmos acessos anteriores somados aos novos relativos ao novo trabalho, sem que tenha sido feita uma revisão se os antigos ainda eram necessários. Analisando os problemas encontrados na gestão de acesso às informações, como os listados, percebemos três principais processos para aprovação, revisão e cancelamento de acessos:

• Pelo processo de aprovação de acessos, os responsáveis pelas informações aprovam suas disponibilidades. Por exemplo, só deverão ser atribuídas as permissões de acesso ao módulo de Fornecedores do sistema ERP que forem aprovadas pelo gestor da área de Compras.
• Com o processo de revisão de acessos, periodicamente é verificada a necessidade de permanência à determinado acesso. Por exemplo, um funcionário transferido da área de RH para a área de Compras provavelmente não precise mais ter acesso aos dados do quadro de funcionários da empresa.
• E por último, o processo de cancelamento, que tem por objetivo atender tanto aos casos de transferência de pessoas entre as áreas da empresa, como ao cancelamento de acessos e e-mail dos funcionários desligados.

Gerenciando o acesso às informações através da metodologia de processos, ganha-se com a padronização de procedimentos, controle de permissões concedidas aos funcionários da empresa, mais segurança e minimização dos riscos.

ITIL & BPM

Nos últimos anos os serviços da área de TI têm se aproximado cada vez mais das estratégias organizacionais, deixando de ter apenas um papel de apoio na estrutura organizacional para assumir um papel fundamental na gestão da informação. Dessa forma, torna-se imprescindível voltar à atenção para a gestão da área de TI, adotando metodologias, melhores práticas, técnicas e ferramentas.

Acompanhando a tendência do aumento da participação da área de TI em processos estratégicos, já no final dos anos 80 foi criada a primeira versão do conjunto de melhores práticas denominado ITIL - Information Technology Infrastructure Library. Seu principal objetivo é concentrar as melhores práticas para a gestão dos serviços de TI, aplicadas à infra-estrutura, operação e manutenção.

A atual versão, versão três, está estruturada em três livros, ou áreas de conhecimento que abordam os processos para Estratégiade Serviço, Projeto de Serviço, Transição de Serviços e Operação de Serviço. Apesar de o conjunto de práticas não indicar uma metodologia ou ferramenta a serem adotadas pela empresa, parte do princípio de que os serviços de TI devem ser geridos por processos, o que nos faz perceber uma aproximação com o BPM.

O ITIL, assim como o BPM, é um instrumento de governança corporativa que objetiva o alinhamento estratégico e a gestão de processos. Portanto, o BPM pode se tornar um forte aliado nos projetos de implementação do ITIL já que permite o mapeamentos dos processos de serviços da área de TI e a implementação través de ciclos de melhoria. Processos como Gerenciamento de Acessos, Gerenciamento de Problemas e Gerenciamento de Liberações e Entregas podem ser modelados e gerenciados conforme a metodologia de BPM.

Acompanhe nos próximos posts exemplos de processos identificados pelo ITIL e gerenciados pelo BPM. Você também pode através do blog compartilhar suas experiências nessa área!

2011 Global Awards for Excellence in BPM & Workflow

Prezados leitores, há algumas semanas não atualizamos nosso blog, porém há uma boa explicação para isso: estivemos envolvidos na submissão de mais um projeto de BPM de sucesso envolvendo o OrquestraBPM ao mundialmente reconhecido Global Awards for Excellence in BPM & Workflow.

Esta premiação é concedida pela WFMC – Workflow Management Coalition – às empresas que alcançam excelência em projetos de BPM. A WFMC é uma organização fundada em 1993 voltada aos desenvolvedores, consultores, analistas, universidades e grupos de pesquisas envolvidos em workflow e BPM.

O projeto submetido ao concurso foi desenvolvido por um dos parceiros da Cryo, a H&R Consultores, em uma instituição pública. O processo automatizado foi o processo de Compras em todas as suas modalidades, conforme define a Lei Federal 8666/93. Gerou como resultado uma otimização de até 70% no tempo total de execução do processo, além de uma redução significativa nos custos associados à utilização de papel impresso.

A Cryo já foi premiada em 2005 e 2008 com o troféu prata e em 2010 com o troféu ouro em um case que abordou a otimização do processo de gestão de contratos da Unimed Porto Alegre. Vamos ficar na torcida para conquistar mais um prêmio em 2011!

Processos de RH: Processo de Admissão

Em um post de duas semanas atrás apresentei a vocês o Processo de Recrutamento e Seleção, um dos templates de processos desenvolvidos pela Cryo. Hoje vou apresentar o Processo de Admissão, que tem o objetivo de automatizar as etapas operacionais e legais para admissão de um novo colaborador por uma empresa.

O processo de admissão contempla atividades para: cadastro do novo colaborador, realizado em um formulário eletrônico detalhado; elaboração de contrato e preenchimento da carteira de trabalho; contratação de benefícios, como de vales alimentação e transporte; e preparação do ambiente de trabalho. Este último item mencionado é o diferencial estratégico do processo.

Muitos de vocês já devem ter vivenciado as seguintes situações: contratar um novo funcionário e no início do seu trabalho não ter os recursos necessários disponíveis (login e senha para os sistemas, cartões de visita, etc), ou então, vocês serem os contratados e atrasarem o início de suas atividades pelo mesmo motivo. Percebendo esse gap, foram incluídas no Processo de Admissão atividades para identificação e providência dos recursos de trabalho.

• O processo é iniciado pela área que receberá o novo colaborador;
• A área de Recursos Humanos completa suas informações e marca o exame médico admissional. Se o candidato estiver apto para o trabalho, o fluxo segue para atividades de elaboração e assinatura de contrato de trabalho, preenchimento da carteira de trabalho e cadastro de benefícios;
• Em paralelo, o requisitante do processo identifica quais são os recursos necessários para o trabalho, que serão providenciados nas atividades posteriores de responsabilidade das áreas Almoxarifado e TI.

Nas figuras abaixo vocês podem conferir parte do desenho do Processo de Admissão automatizado no BPMS Orquestra e do formulário eletrônico:

Processo de Admissão

Formulário do Processo de Admissão

Os templates de processos desenvolvidos pela Cryo visam facilitar a utilização de processos automatizados pelas Empresas. Após adquirir o template pelo site da Cryo (www.cryo.com.br), nosso cliente recebe por e-mail o arquivo do processo que irá importar para o seu ambiente Orquestra e um Manual de Instalação. Este manual contém uma explicação detalhada do fluxo do processo e os passos para sua instalação.